Empresas brasileiras desperdiçam milhões com vendas improvisadas: 31% ainda usam planilhas em vez de sistemas profissionais

Pesquisa inédita revela como a falta de profissionalização em prospecção comercial impacta diretamente os resultados das empresas no país

Enquanto a Inteligência Artificial (IA) transforma setores inteiros da economia, um terço das empresas brasileiras ainda gerencia suas vendas em planilhas. O dado alarmante faz parte da Pesquisa de Pré-Vendas Brasil, primeiro estudo nacional dedicado exclusivamente ao tema, realizado pela Receita Previsível em parceria com a Academia Rapport.

A pesquisa, que ouviu mais de mil profissionais, revela um cenário preocupante: empresas que deveriam estar na vanguarda da inovação ainda operam com métodos ultrapassados na área responsável por gerar novos clientes – a prospecção comercial, também conhecida como pré-vendas.

O pré-vendas é o processo que antecede a venda propriamente dita: é quando profissionais especializados identificam potenciais clientes, qualificam seu interesse e preparam oportunidades comerciais para os vendedores. Em tempos de mercado competitivo, essa etapa pode ser o diferencial entre uma empresa que cresce e outra que estagna.

“Durante anos, precisávamos nos contentar com menções superficiais dentro de estudos genéricos sobre vendas. Era como tentar entender cardiologia lendo sobre medicina geral. Decidimos preencher essa lacuna porque o mercado merece dados precisos para tomar decisões mais inteligentes“, compara o CEO da Receita Previsível e professor da Fundação Getúlio Vargas (FGV), Thiago Muniz.

O custo da improvisação: planilhas dominam operações comerciais

O estudo revela que 31% das operações ainda dependem de planilhas ou sistemas improvisados, em vez de plataformas profissionais de CRM (Customer Relationship Management). Entre os que usam ferramentas dedicadas, a concentração recai sobre Pipedrive (16%), RD Station CRM (15%), HubSpot (13%) e Salesforce (8%), com maior adesão nas regiões Sul e Sudeste.

“Encontrar um terço das operações rodando em planilhas é como descobrir que hospitais ainda usam fichas de papel para controlar cirurgias. Mostra o quanto esse mercado precisa amadurecer”, analisa Muniz.

Inteligência artificial: o divisor de águas desperdiçado

A pesquisa revela um paradoxo tecnológico: 65% dos profissionais de prospecção já utilizam inteligência artificial, mas de forma completamente amadora. A maioria (55%) utiliza apenas versões gratuitas e 77% se baseiam no aprendizado autodidata. Apenas 10% investem em soluções pagas.

O impacto dessa diferença é dramático nos resultados: profissionais que usam IA paga têm desempenho superior – 36% convertem acima de 20% dos leads e 11% convertem mais de 50%, contra apenas 17% e 5%, respectivamente, entre os que não usam IA.

“Vemos aqui o mesmo padrão de imaturidade: quem mais precisa de estruturação é quem menos investe em capacitação. A IA pode ser o divisor de águas, mas só se tratada com a seriedade que merece”, observa Muniz.

Burocracia paralisa decisões comerciais

A falta de autonomia orçamentária é outro entrave crítico. Apenas 26% das equipes têm liberdade total para decidir onde investir. Para 31%, é necessário o aval direto do CEO; outros 23% dependem do diretor comercial. Em 19% dos casos, os times sequer controlam seus próprios orçamentos.

Paradoxalmente, as empresas que submetem gastos ao RH – apenas 2% – são as que mais investem: 63% destinam R$3.500 ou mais por mês para tecnologia e inteligência comercial.

“É um círculo vicioso: quem mais precisa de agilidade nas decisões é quem menos tem autonomia. Isso retarda inovações e frustra equipes que poderiam entregar resultados superiores”, afirma Muniz.

Brasil desigual: diferenças regionais impactam performance

O estudo também mapeou as diferenças regionais na estruturação comercial. O Norte, por exemplo, tem o maior número médio de profissionais de prospecção por operação (5), enquanto o Nordeste opera com times mais enxutos (2,8).

Quanto à receita, o Sudeste concentra a maioria das empresas com faturamento superior a R$ 4,8 milhões mensais, enquanto o Nordeste e Centro-Oeste predominam empresas de menor porte. O Sul aparece com maior volume de negócios de médio porte, e o Norte mostra um perfil mais equilibrado entre todos os segmentos.

Setores revelam prioridades distintas

O tipo de mercado também influencia onde os recursos são aplicados. Empresas de TI investem 47% do orçamento em software, enquanto setores como Saúde e Educação priorizam treinamentos. Já o Agro, Jurídico e Construção Civil ainda demonstram baixo foco em tecnologia.

“Empresas focadas em produtos tendem a investir mais em tecnologia e expansão de time. Já os negócios que vendem serviços priorizam treinamentos. As organizações que atuam com ambos os modelos mantêm uma distribuição mais equilibrada“, explica Muniz.

Investimentos mal direcionados

O destino dos recursos também revela muito sobre o setor. Mais da metade dos orçamentos vai para bonificações financeiras, mesmo nas empresas com maior autonomia. Já nas organizações em que o RH aprova os investimentos, há uma tendência maior de direcionar verbas para eventos e ações de employer branding.

O futuro da prospecção comercial no Brasil

Apesar das barreiras, a Pesquisa de Pré-Vendas Brasil aponta que o setor está em transição. As empresas que superarem os entraves tecnológicos, ganharem autonomia orçamentária e estruturarem seus processos com mais profissionalismo estarão em vantagem competitiva.

“O mercado brasileiro de pré-vendas não é mais uma promessa, é uma realidade em busca de excelência“, conclui Thiago Muniz.

Receita Previsível

A Receita Previsível é uma Metodologia referência em estratégias de vendas e crescimento escalável para vendas B2B no mundo todo. Criada a partir do Best-seller Predictable Revenue, a bíblia de vendas do vale do Silício. Thiago Muniz como CEO no Brasil e Sócio do Aaron Ross e oferece consultoria, treinamentos e cursos que ajudam negócios a estruturarem processos comerciais que tragam receita previsível e escalável. Com uma abordagem baseada em especialização de papéis, processos de vendas e Marketing eficientes e cultura como diferencial competitivo, a Receita Previsível já impactou centenas de empresas como Canon e Sebrae Tocantins, potencializando suas receitas e consolidando sua presença no mercado. Para saber mais, acesse o site Receita Previsível ou LinkedIn.

Academia Rapport
A Academia Rapport é a principal escola nacional em capacitação, formação e treinamento em prospecção comercial. Unimos os principais fundamentos e metodologias da prospecção à realidade prática de cada operação. Tudo isso centralizado em um ambiente controlado com simulações, IA embarcada e agentes de IA que aceleram a curva de aprendizagem dos alunos. Impactamos centenas de empresas, como Magazord, Total Pass, CkeckList Fácil, Stone, V4 Company e já formamos mais de 1.100 profissionais entre SDRs, BDRs e gestores de prospecção. Para saber mais, acesse nosso site ou linkedin e descubra como podemos ajudar a potencializar a sua geração de demanda.

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