Governo estadual conclui implantação do Office 365

Solução de serviços da Microsoft contempla cerca de 58 mil servidores de 49 órgãos da administração

Com o acesso de 5,6 mil servidores da Polícia Civil, o governo estadual concluiu a implantação em toda a administração do pacote de serviços do Office 365, da Microsoft. A marca alcançada em outubro foi celebrada em evento realizado na sede da Procergs na tarde desta terça-feira (8/11) com a participação do titular da Secretaria de Planejamento, Governança e Gestão (SPGG), Claudio Gastal, do diretor-presidente da Procergs, José Antonio Leal, e da diretora de soluções de produtividade no Brasil da Microsoft, Renata Martins.

A oferta das ferramentas para integração das operações de trabalho teve início em março de 2022 e, ao todo, foram sete meses de ações que contemplaram aproximadamente 58 mil servidores de 49 secretarias e órgãos da administração direta e indireta, que foram separados em grupos ao longo do ano. Versão baseada na nuvem, o Office 365 permite o acesso das ferramentas a partir de qualquer lugar e ainda o compartilhamento e edição de materiais por vários membros da mesma equipe.

“Esta foi uma ação de muitas pessoas, que envolveu a SPGG, Procergs e pontos focais em toda a administração, e desafiador do ponto de vista do impacto na cultura de trabalho. É também uma demonstração dos esforços do governo do Estado para seguir em busca de possibilitar melhores condições aos servidores e aprimorar as entregas a toda a população gaúcha”, afirmou Gastal.

Com a conclusão do processo, agora todos terão acesso ao pacote com cerca de 25 programas que permitem a execução de ações que vão desde a edição de texto, planilhas de cálculos e apresentações até o uso de e-mails, calendários, chamadas de áudio e vídeo, compartilhamento de documentos, entre outros. No pacote de aplicativos aos quais os servidores agora têm acesso estão os conhecidos Word, PowerPoint e Excel (Pacote Office) e Outlook, mas também o Teams, programa para realização de reuniões virtuais, chamadas de voz e chat, e o One Drive, serviço para armazenamento de documentos e compartilhamento.

Entre os principais desafios da implantação, gerenciada pela SPGG, por meio da Subsecretaria de Administração, e administrada pelo Centro de Tecnologia da Informação e Comunicação do Estado do RS (Procergs), esteve a substituição da ferramenta de administração dos e-mails utilizada dos servidores. O Expresso, usado até então, foi substituído pelo Outlook, num processo em que foram migradas todas as mensagens e arquivos que os servidores mantinham na antiga plataforma.

“Desde a sua concepção, este projeto foi formatado dentro do conceito de serviço transversal. Trata-se de uma ferramenta completa, que possibilita o trabalho colaborativo visando a geração de resultados, a partir de uma série de recursos que a plataforma Office 365 oferece”, destacou Leal.

A partir de novembro, novas capacitações de ferramentas disponíveis no Office 365 serão disponibilizadas aos servidores do Estado.

• Mais informações sobre as datas podem ser obtidas aqui. 

“O engajamento das equipes de Tecnologia da Informação de todos os órgãos, assim como dos multiplicadores e dos pontos focais, foi fundamental para o sucesso na implantação. Foi um processo desafiador, mas que graças ao envolvimento de todos já começa a impactar na prática o dia a dia de trabalho dos servidores”, ressaltou o gerente do projeto de implantação do Office 365, Marco Kubiack.

Contratos Transversais

O acerto do governo estadual com a Microsoft para uso da plataforma Office 365 foi realizado em uma nova modalidade de contratação, a dos chamados contratos de serviços transversais. Serviços que podem ser compartilhados por diversas secretarias e órgãos se encaixam no modelo, que tem entre as vantagens de adoção a maior agilidade somada à redução de custos e de burocracia. A mudança, liderada na administração pelo Departamento de Contratos Transversais, vinculado à SPGG, já inclui contratações de serviços como de Tecnologia da Informação e Comunicação (TIC), canais de dados, antivírus, telefonia fixa e outros em fase de planejamento, como telefonia móvel, suporte de TIC, entre outros.

GOV RS | Texto: Vagner Benites, Ascom/SPGG | Edição: Secom | Foto: Lucas Motzkus / Ascom SPGG